Nature and Significance of Management HS 2nd year Business Studies chapter 1 part A

Management (ব্যবস্থাপনা)

Concept (ধারণা)

Management is the process of planning (পরিকল্পনা করা), organising (সংগঠিত করা), staffing (কর্মী নিয়োগ), directing (নির্দেশনা দেওয়া) and controlling (নিয়ন্ত্রণ করা) the enterprise resources efficiently (দক্ষভাবে) and effectively (কার্যকরভাবে) for achieving the goals of the organisation. Effectiveness (কার্যকারিতা) in management is concerned with doing the right task (সঠিক কাজ করা), completing activities and achieving goals. Efficiency (দক্ষতা) means doing the task correctly (সঠিকভাবে) and with minimum cost (ন্যূনতম ব্যয়ে)।

Characteristics (বৈশিষ্ট্যসমূহ)

The key features of management are:
(i) Goal-oriented process (লক্ষ্যভিত্তিক প্রক্রিয়া)
(ii) All-pervasive (সর্বব্যাপী)
(iii) Multidimensional (বহুমাত্রিক)
(iv) Continuous process (অবিরত প্রক্রিয়া)
(v) Group activity (গোষ্ঠী কার্যক্রম)
(vi) Dynamic function (গতিশীল কার্যাবলি)
(vii) Tangible force (স্পষ্ট ও দৃশ্যমান শক্তি)

Objectives (উদ্দেশ্যসমূহ)

Management fulfills three basic objectives:

1. Organisational objectives (প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য)

2. Social objectives (সামাজিক উদ্দেশ্য)

3. Personal objectives (ব্যক্তিগত উদ্দেশ্য)

Importance (গুরুত্ব)

Management is important because:

• It helps in achieving group goals (দলীয় লক্ষ্য অর্জনে সাহায্য করে)।

• It increases efficiency (দক্ষতা বৃদ্ধি করে)।

• It creates a dynamic organisation (একটি গতিশীল প্রতিষ্ঠান তৈরি করে)।

• It helps achieve personal objectives (ব্যক্তিগত লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করে)।

• It contributes to the development of society (সমাজের উন্নয়নে অবদান রাখে)।

Nature (প্রকৃতি)

Management is a combination of an organised body of knowledge (সংগঠিত জ্ঞানভিত্তিক বিষয়) (science – বিজ্ঞান) and its skillful application (কুশল প্রয়োগ) (art – শিল্পকলার মতো)। Although it does not satisfy all the requirements of a profession, it is to a large extent professional in character (অনেকাংশে পেশাদারী বৈশিষ্ট্যসম্পন্ন)।

Levels (পর্যায়সমূহ)

Management is considered a three-tier activity (তিন স্তর বিশিষ্ট কার্যক্রম)।

1. Top management (শীর্ষ ব্যবস্থাপনা) – Focuses on determination of objectives and policies (লক্ষ্য ও নীতিমালা নির্ধারণ করে)।

2. Middle management (মধ্য ব্যবস্থাপনা) – Attempts to achieve these objectives (এই লক্ষ্য অর্জনের প্রচেষ্টা চালায়) through the efforts of other managers.

3. Supervisory or operational management (তদারকি বা কার্যকরী ব্যবস্থাপনা) – Directly oversees the efforts of the workforce (শ্রমিকদের প্রচেষ্টার তদারকি করে)।

Functions (কার্যাবলি)

All managers perform the following interrelated functions (পারস্পরিক সম্পর্কযুক্ত কার্যাবলি):

1. Planning (পরিকল্পনা করা)

2. Organising (সংগঠিত করা)

3. Staffing (কর্মী নিয়োগ করা)

4. Directing (নির্দেশনা দেওয়া)

5. Controlling (নিয়ন্ত্রণ করা)

Coordination (সমন্বয়)

Coordination (সমন্বয়) is the essence of management (ব্যবস্থাপনার মূল বিষয়)। It is the process of achieving unity of action (কার্যসম্পাদনের ঐক্যতা) among interdependent activities and departments (পারস্পরিক নির্ভরশীল কার্যক্রম ও বিভাগসমূহ) of an organisation.

Short Question and Answer

1. What is management?
   Ans: Management is the process of planning, organising, staffing, directing, and controlling enterprise resources efficiently and effectively to achieve organisational goals.

2. What is the difference between effectiveness and efficiency in management?
   Ans: Effectiveness is about doing the right task and achieving goals, while efficiency means completing tasks correctly with minimum cost.

3. What are the key characteristics of management?
   Ans: Management is (i) goal-oriented, (ii) all-pervasive, (iii) multidimensional, (iv) continuous, (v) a group activity, (vi) dynamic, and (vii) a tangible force.

4. What are the three basic objectives of management?
   Ans: The three objectives are (i) organisational objectives, (ii) social objectives, and (iii) personal objectives.

5. Why is management important?
   Ans: Management is important because it helps in achieving group goals, increases efficiency, creates a dynamic organisation, helps achieve personal objectives, and contributes to societal development.

6. Is management a science, an art, or a profession?
   Ans: Management is both a science (an organised body of knowledge) and an art (its skillful application). While it does not fully qualify as a profession, it has professional characteristics.

7. What are the three levels of management?
   Ans: The three levels of management are (i) top management, (ii) middle management, and (iii) operational or supervisory management.

8. What are the five main functions of management?
   Ans: The five functions are (i) Planning, (ii) Organising, (iii) Staffing, (iv) Directing, and (v) Controlling.

9. Why is coordination considered the essence of management?
   Ans: Coordination ensures unity of action among interdependent activities and departments, making management effective.

10. What is the role of top management in an organisation?
    Ans: Top management determines objectives and policies for the organisation.

11. How does middle management contribute to an organisation?
    Ans: Middle management implements objectives by guiding and coordinating the efforts of lower managers.

12. What is the role of operational management?
    Ans: Operational management directly oversees the workforce and ensures daily operations run smoothly.